Persondata og de registreredes rettigheder
Hvor længe må jeg egentlig gemme kundernes oplysninger, før jeg skal slette dem?
Sidst efterset . Vi forklarer reglerne, som vi læser dem; det er ikke juridisk rådgivning.
GDPR sætter ingen fast frist. I må ikke gemme oplysningerne længere end nødvendigt til formålet, og I skal dokumentere perioderne selv. Fakturaer skal gemmes i 5 år efter bogføringsloven. Ansøgerdata slettes som udgangspunkt kort efter rekrutteringen, medmindre der er samtykke til længere opbevaring.
Sådan gør du
- Del oplysningerne op: kunder, fakturaer, nyhedsbrev, ansøgere, ansatte.
- Sæt en periode på hver type, og skriv hvorfor den periode er nødvendig.
- Læg bogføringslovens 5 år ind for regnskab og fakturaer.
- Slet ansøgerdata kort efter processen, eller få samtykke til at gemme længere.
- Tjek en gang om året, at gamle lister faktisk bliver slettet.
Tjekliste
Det kræver loven
GDPR artikel 5 siger, at personoplysninger ikke må opbevares længere end nødvendigt til formålet, og I skal selv fastsætte og dokumentere perioderne. Bogføringsloven kræver, at regnskabsmateriale og fakturaer gemmes i 5 år. I praksis gemmer nogle faggrupper længere, for eksempel 10 år for lukkede advokatsager og 5 år efter aflevering for afsluttede projekter hos arkitekter og ingeniører. Manglende sletning er en af de overtrædelser, Datatilsynet oftest har indstillet til de største bøder for.
Gælder det mig?
- Tømrer med gamle tilbud i mail
- Tilbud og mails slettes, når formålet er opfyldt, mens fakturaer skal gemmes i 5 år efter bogføringsloven. I skal skrive perioderne ned.
- Rekrutteringsbureau med to ansatte
- Ansøgerdata slettes som udgangspunkt kort efter processen, medmindre I har samtykke til at gemme længere. En bunke CV'er i mailen er et problem.
- Webshop med ordrer og retur
- Ordre og reklamationsret kan begrunde en periode efter købet, fakturaer 5 år. Nyhedsbrevslisten er et andet formål og må ikke gemmes på den baggrund.
Typiske fejl
- At gemme alt for en sikkerheds skyld, uden en skrevet frist.
- At lade gamle ansøgerlister ligge i mail og drev.
- At slette fakturaer for tidligt og ramme bogføringsloven.
- At skrive en periode i privatlivspolitikken, som ingen følger i praksis.